Das erste Anzeichen ist meist die Verlängerungsmail, nicht eine fehlende Funktion. Ein Workspace, der für zwei Personen kostenlos war, wird zu einem Abonnement pro Sitz, und die KI, die im Vorjahr inklusive war, ist jetzt eine Testphase mit einem Guthaben-Zähler dahinter. Wenn jemand beginnt, nach einer Notion-Alternative zu suchen, ist die Entscheidung meist schon aus Preisgründen gefallen. Der schwierige Teil ist zu wissen, was sonst noch mit Notion geht.
Stand Mitte Oktober 2026 ist Notions eigene Richtung klar: Version 3.8 erschien am 13. Oktober mit mehr Kontext für Agenten, und die Preisseite verkauft Notion Agent und AI Meeting Notes inzwischen als Business-Funktionen, während eigene Agenten über Guthaben laufen – kostenlos zum Testen, danach 10 $ pro 1.000 monatliche Notion-Credits. Das ist eine stimmige Produktstrategie. Es bedeutet aber auch, dass drei konkrete Kosten in vorhersehbarer Reihenfolge eintreten.
Die Rechnung kommt zweimal: pro Sitz, dann pro Guthaben
Notions veröffentlichte Preisliste nennt 10 $ pro Mitglied und Monat für Plus und 20 $ pro Mitglied und Monat für Business bei jährlicher Abrechnung (notion.com/pricing, geprüft am 19. Oktober 2026). In den Plänen Free und Plus heißt es in der Funktionsliste „Testversion von Notion AI“ – die KI ist nicht Teil dessen, was Sie kaufen. Business enthält Notion Agent, AI Meeting Notes und Enterprise Search (Beta), und alles darüber hinaus wird über Guthaben abgerechnet.
Für ein Team aus fünf Personen kostet Business rund 100 $ im Monat, bevor ein einziger Agent läuft. Zwei Open-Source-Workspaces unterbieten das, ohne den Zähler zu verstecken. AppFlowy verlangt 12 $ pro Mitglied und Monat bei jährlicher Abrechnung (16 $ monatlich) für Pro; dieselben fünf Personen kosten 60 $ im Monat, und Gastbearbeiter sind kostenlos. AppFlowys kostenloser Personal-Plan ist für eine Person tatsächlich nutzbar – 100 MB Speicher, ein Formular, ein Diagramm, sieben Tage Versionsverlauf –, also ähnlich zugeschnitten wie Notions Free-Plan, aber mit deutlich weniger Speicher.
Anytype geht einen anderen Weg: 4 $ im Monat für Plus, 8 $ für Pro, 16 $ für Ultra, mit Limits für den Remote-Speicher von 1 GB, 10 GB und 100 GB. Es ist local-first und Ende-zu-Ende-verschlüsselt, und die Preis-FAQ sagt ausdrücklich, dass bei Selbsthosting des eigenen Netzwerks überhaupt keine Mitgliedschaft nötig ist.
Keines der beiden Tools erreicht Notions KI. AppFlowy behandelt KI als begrenzte Testversion in Personal; Anytypes KI ist kein Grund zu wechseln. Wenn Ihr Team Agenten tatsächlich täglich nutzt, ist der günstigere Sitz keine Ersparnis – sondern eine Herabstufung. Eine saubere Antwort auf das Kostenproblem gibt es nur für Teams, die Notion vor allem als Wiki, Datenbank und Aufgabenboard nutzen.
Export ist ein Format, keine Migration
Notion exportiert ehrlich, was nicht dasselbe ist wie portabel. Laut Notions Hilfe-Center werden Seiten ohne Datenbank als Markdown exportiert, ganzseitige Datenbanken als CSV mit Markdown-Dateien für jede Unterseite, und Callouts werden HTML, weil Markdown kein Äquivalent kennt. Was die CSV nicht mitbringt, ist die Struktur, die die Datenbank erst wertvoll gemacht hat: Beziehungen zwischen Datenbanken, Rollups, Formeln und Berechtigungen auf Seitenebene. Diese werden von Hand neu gebaut oder aufgegeben.
Das wiegt 2026 schwerer, weil Produktlinien sich bewegen. Notion Mail startete im April 2025 und wurde am 22. September 2026 eingestellt, nachdem Notion im Juni angekündigt hatte, E-Mail stattdessen in Agenten-Workflows zu integrieren (Engadget, Juni 2026). Die Lehre ist nicht, dass Notion unzuverlässig ist. Sondern dass jede Funktion, auf die Sie einen Prozess stützen, innerhalb von achtzehn Monaten neu bepreist oder eingestellt werden kann – der Ausstiegspfad verdient also dieselbe Prüfung wie die Funktionsliste.
Obsidian ist die klarste Antwort auf die Frage nach dem Eigentum: Ein Vault ist ein Ordner mit einfachen Markdown-Dateien auf Ihrer Festplatte. Die App ist kostenlos, und Obsidians eigene FAQ sagt, eine kommerzielle Lizenz sei empfohlen, aber nicht erforderlich. Es gibt keinen Importschritt, der fehlschlagen kann, weil es keinen proprietären Container gibt. Der Preis dafür: Obsidian gibt Ihnen Dateien, keinen Workspace – Datenbanken, Berechtigungen und gemeinsames Bearbeiten gehören nicht dazu.
Anytype ist der mittlere Fall: local-first Speicher mit verschlüsselter Synchronisierung und der Option, ein eigenes Netzwerk zu betreiben. Es gibt Ihnen Objekte und Beziehungen statt Markdown, Sie behalten also Struktur, nehmen aber ein kleineres Ökosystem in Kauf.
Drei Fragen tauchen immer wieder auf, wenn dieser Schritt diskutiert wird:
Kann ich einfach nach Markdown exportieren und in Obsidian importieren? Seiten ja. Datenbanken nur als CSV plus separate Seiten, und die Verknüpfungen dazwischen müssen neu aufgebaut werden. Planen Sie einen Tag pro umfangreicher Datenbank ein, nicht eine Stunde.
Ist ein selbst gehostetes Anytype wirklich kostenlos? Laut Anytypes Preis-FAQ erfordert das Selbsthosting des eigenen Netzwerks keine Mitgliedschaft; Sie zahlen in Servern, Backups und der Zeit, sie zu betreiben.
Was bricht bei jeder Migration zuerst? Automatisierungen und Berechtigungen, in dieser Reihenfolge. Beides ist in einem Export unsichtbar, und beides ist der Grund, warum Teams bleiben.
Kleine Teams zahlen Business-Preise für Team-Funktionen
Das leiseste Problem ist das, das auftaucht, wenn das Team über drei Personen hinauswächst. Granulare Datenbankberechtigungen, SAML-SSO und private Teamspaces sind alle als Business-Funktionen zu 20 $ pro Mitglied und Monat aufgeführt. Ein Team von zehn Personen, das einen privaten Bereich und eine eingeschränkte Datenbank braucht, zahlt die gesamte Business-Stufe, ob es Agenten nutzt oder nicht.
AppFlowy Pro enthält Berechtigungsgruppen und eigene Teamspaces für 12 $ pro Mitglied und Monat bei jährlicher Abrechnung. AFFiNEs Team-Plan kostet 10 $ pro Sitz und Monat bei jährlicher Abrechnung und ergänzt Mehrfach-Admin-Rollen und Priority-Support; der kostenlose Plan umfasst unbegrenzte lokale Workspaces, 10 GB Cloud-Speicher und bis zu drei Mitglieder, mit einem MIT-lizenzierten Editor und local-first Design. Keines ist ein direkter Ersatz für Notions Berechtigungsmodell, aber beide bepreisen die Team-Funktion als Team-Funktion statt als Enterprise-Paket.
| Was Sie beheben wollen | Wo es tatsächlich gelöst wird | Was Sie aufgeben |
|---|---|---|
| Kosten pro Sitz, minimale KI-Nutzung | AppFlowy Pro für 12 $/Mitglied/Monat jährlich | Ausgereifte KI, Vorlagen-Ökosystem |
| Eigentum und Offline-Dateien | Obsidian (kostenlose App, reines Markdown) | Datenbanken, Echtzeit-Zusammenarbeit |
| Verschlüsselung und local-first Speicher | Anytype (4–16 $/Monat oder Selbsthosting) | Vertrauter Block-Editor, Breite der App |
| Dokumente plus Whiteboard für ein kleines Team | AFFiNE Team für 10 $/Sitz/Monat jährlich | Ausgereifte Datenbankfunktionen |
| Agenten, die im Workspace laufen | Notion Business | Geld – dafür stehen die 20 $ |
So verlassen Sie Notion ohne zweite Migration
Beginnen Sie mit einer Datenbank, nicht mit dem Workspace. Exportieren Sie sie, öffnen Sie die CSV und prüfen Sie drei Dinge: ob Beziehungen als etwas Brauchbares erhalten geblieben sind, ob Dateianhänge mitgekommen sind und ob die Ansichten, auf die Sie sich verlassen, neu aufgebaut werden können. Dieser eine Test sagt Ihnen mehr als eine Woche Funktionsvergleiche, weil er Ihre Daten misst und nicht die Demo des Anbieters.
Dann lassen Sie die Alternative zwei Wochen parallel an einem echten Projekt laufen, nicht an einer Testseite. Der typische Fehler einer Workspace-Migration sind nicht Importfehler; es ist die Erkenntnis im zweiten Monat, dass die Suche schlechter ist, das Erfassen mobil langsamer oder niemand die Seite findet, die man früher jeden Morgen geöffnet hat.
Schließlich entscheiden Sie danach, was Sie besitzen müssen. Wenn die Antwort die Dateien sind: Obsidian. Wenn es die Daten und die Verschlüsselungsschlüssel sind: Anytype. Wenn es die Berechtigungen des Teams zu einem vernünftigen Preis pro Sitz sind: AppFlowy. Wenn es Dokumente und ein Whiteboard an einem Ort für eine kleine Gruppe sind: AFFiNE. Und wenn die ehrliche Antwort lautet „wir nutzen die Agenten jeden Tag“, bleiben Sie bei Notion Business – die Alternativen sind günstiger, weil sie Ihnen das nicht verkaufen.
Für die Projektmanagement-Seite derselben Entscheidung behandelt unser Leitfaden zu Miro-Alternativen die Whiteboard-Ebene, und die AppFlowy-Toolseite enthält die Details zum Selbsthosting. Wenn Sie noch abwägen, ob Sie überhaupt wechseln sollten, ist die Notion-AI-Übersicht der Maßstab zum Vergleichen.
Quellen: notion.com/pricing und notion.com/help/export-your-content (geprüft am 19. Oktober 2026); Notion-Release-Notes zu 3.8 (13. Oktober 2026); Engadget, „Notion Mail is shutting down“ (Juni 2026); appflowy.io/pricing; anytype.io/pricing; obsidian.md/pricing; affine.pro/pricing. Preise ändern sich – prüfen Sie die offiziellen Websites, bevor Sie sich festlegen.