Niemand öffnet die Preisseite, weil eine Funktion fehlt. Man öffnet sie, weil das Verlängerungsangebot gestiegen ist, während das Team gleich groß blieb, und weil der Übersichtsbildschirm eine einzige Zahl zeigt, unter der drei Zähler laufen. Sitze, Marketingkontakte und – seit HubSpot seine Paketierung auf HubSpot Credits umgestellt hat – KI-Aktionen, die früher im Preis enthalten waren.
Das ist die sinnvolle Art, im November 2026 nach einer HubSpot-Alternative zu suchen: nicht „Welches Tool hat mehr Funktionen“, sondern „Auf welchen Zähler möchte ich nicht mehr zahlen“. Die drei Probleme unten sind nach ihren Kosten geordnet, und jedes hat eine andere Lösung. Keine davon ist ein 1:1-Klon, und genau darum geht es.
Problem eins: zwei Zähler, eine Rechnung
Der kostenlose Tarif von HubSpot ist für bis zu zwei Nutzer wirklich kostenlos, und er enthält 2.000 Marketing-E-Mails pro Kalendermonat mit HubSpot-Branding, zehn aktive CRM-Segmente und drei verbundene Werbekonten. Für einen Gründer, der seine Ansprache selbst macht, ist das in Ordnung. Beim zweiten Mitarbeiter ändert sich die Rechnung, denn kostenlose Tools enden bei zwei Sitzen, während der Kontaktzähler im Hintergrund weiterläuft.
Starter beginnt bei etwa $7 pro Sitz und Monat bei jährlicher Abrechnung – ein Neukundenrabatt auf einen Listenpreis von $20 im Monat – und enthält 1.000 Marketingkontakte. Marketing Hub springt dann auf etwa $800 im Monat für Professional und $3.600 für Enterprise. Diese Sprünge sind weniger Funktions-Upgrades als Kontaktstufen-Upgrades mit angehängter Automatisierung: Segmente, Custom Targeting und echte Workflows liegen auf der anderen Seite der Wand.
Der Ausweg besteht darin, nicht mehr für Kontakte zu zahlen, die Sie nicht anschreiben. Zoho CRM rechnet nach Sitzen und sonst nichts: kostenlos für drei Nutzer, danach etwa $14, $23 und $40 pro Nutzer und Monat über Standard, Professional und Enterprise. E-Mail-Kampagnen laufen in einem separaten Produkt, Zoho Campaigns, sodass eine Liste mit 20.000 ruhenden Datensätzen die CRM-Rechnung nie aufbläht. Pipedrive funktioniert genauso, mit etwa $14, $39, $59 und $79 pro Sitz und Monat bei jährlicher Abrechnung, mit einer 14-tägigen Testphase und ohne Kontaktzuschlag – es ist zuerst ein Pipeline-Tool, und die Marketing-Automatisierung ist dünn genug, dass die meisten Teams etwas anderes dazukaufen.
Das Urteil ist deutlich. Ist Ihre Datenbank größer als Ihr Vertriebsteam, ist ein nach Sitzen bepreistes CRM fast immer rechnerisch besser; ist Ihr Team größer als Ihre Datenbank, sind HubSpots kostenloser Tarif und Starter bei der Leistung pro Dollar kaum zu schlagen.
Problem zwei: Die Starter-Grenze kommt genau dann, wenn Automatisierung zählt
Sehen Sie sich an, was kostenlos und Starter tatsächlich erlauben. Kostenlos enthält eine automatisierte Aktion in einem E-Mail-Workflow. Starter hebt das auf zehn automatisierte Aktionen, 50 aktive Segmente und kein Custom Targeting nach Gerät, Land oder Referral-URL. Custom Agents, AEO-Tracking und der Prospecting Agent erscheinen bei Professional, und die KI-Funktionen werden inzwischen mit Credits bezahlt – 500 davon bei Starter, danach in Paketen gekauft oder pay-as-you-go.
Ein Team, das Starter entwachsen ist, braucht also kein besseres CRM. Es muss aufhören, E-Mail-Automatisierung bei einem CRM-Anbieter zu kaufen, oder akzeptieren, dass die Automatisierung das Produkt ist und das CRM der kostenlose Teil.
Brevo ist die pragmatische Version dieses Tauschs. Kostenlos umfasst 300 E-Mails pro Tag; Starter kostet etwa $9 im Monat für 5.000 E-Mails und 500 Kontakte, bei jährlicher Abrechnung rund $8, und das Sales-Paket beginnt bei etwa $28 pro Sitz und Monat mit einem kostenlosen Einzelsitz-Tarif. Ein Anbieter, ein Login, eine Rechnung, und der MCP-Connector erlaubt es, Kampagnen und Kontakte aus ChatGPT oder Claude abzufragen. Was Sie aufgeben, ist Tiefe: Reporting und Lifecycle-Logik sind flacher als bei HubSpot Professional, und wer Multi-Touch-Attribution betreibt, wird es spüren.
Offizielles Bild von der Website von Notion. Jedes CRM ist eine Datenbank mit Meinungen; die Felder, die Sie exportieren können, sind die einzigen, die einen Umzug überleben.
Problem drei: Die Datensätze gehen, die Logik nicht
Das ist das Problem, das Leute am dritten Tag einer Migration entdecken. Ein HubSpot-Export liefert Kontakte, Unternehmen und Deals als Tabellen. Er liefert nicht den Workflow, der einen Lead bewertet hat, nicht die Sequenz, die ihn elf Mal berührt hat, und nicht die Property-Historie, die erklärt, warum der Deal stockte. Baut man das von Hand nach, kostet das „günstigere“ Tool ein Viertel eines Engineers.
Zwei Open-Source-CRMs sind den Neuaufbau wert. EspoCRM ist AGPL, kostenlos selbst zu hosten, und die Cloud kostet etwa $15 pro Nutzer und Monat bei Basic mit Mindestabnahme von drei Sitzen oder $25 bei Enterprise mit fünf. Twenty ist die neuere Option: Self-Hosting ist kostenlos, die Cloud kostet $9 pro Nutzer und Monat bei Pro und $39 bei Organization, und das Datenmodell ist anpassbar genug, dass ein Vertriebsteam es ohne Berater formen kann. Bei beiden liegen Upgrades, Backups und Sicherheitspatches auf Ihrer Seite des Tisches – ein VPS kostet vielleicht $10 bis $20 im Monat, und die Arbeit ist der eigentliche Posten.
| Was schmerzt | Was es beseitigt | Für wen es passt |
|---|---|---|
| Kontaktstufen-Rechnung, die dem Team entwächst | Zoho CRM, Pipedrive (nach Sitzen bepreist) | Vertriebsgeführte Teams mit großen ruhenden Listen |
| Automatisierung hinter Professional eingesperrt | Brevo (E-Mail + leichter Vertrieb in einem) | Kleine Teams, die vor allem versenden und nachfassen |
| Daten- und Workflow-Lock-in | EspoCRM, Twenty (selbst gehostet) | Teams mit einem Engineer und ungewöhnlichen Prozessen |
Drei Schritte, die ein sechswöchiges Migrationsprojekt schlagen
Erstens: exportieren, bevor Sie einkaufen. Ziehen Sie Kontakte, Unternehmen und Deals, behalten Sie die Opt-in-Zeitstempel und archivieren Sie alle, die sich vor Jahren abgemeldet haben – ein Drittel der meisten Datenbanken ist totes Gewicht, das jedes kontaktbasierte Angebot aufbläht, das Sie erhalten.
Zweitens: Betreiben Sie beide Tools zwei Wochen lang parallel auf einer Pipeline, mit demselben Lead-Routing. Sie testen keine Funktionen; Sie testen, ob die Voreinstellungen des neuen Tools dazu passen, wie Ihr Team bereits arbeitet – und das ist das Einzige, was Adoption vorhersagt.
Drittens: Kalkulieren Sie zwölf Monate, nicht einen. Nehmen Sie Ihre Sitzzahl, Ihre Zahl an Marketingkontakten und Ihre monatliche KI-Nutzung, bepreisen Sie dann alle drei Zähler bei jedem Kandidaten und rechnen Sie die Migrationsstunden ehrlich dazu. Ein Tool, das $40 im Monat günstiger ist, aber zwei Tage Einrichtung kostet, ist im ersten Jahr nicht günstiger.
Fragen, die nach dem Angebot aufkommen
Ist das kostenlose HubSpot CRM tatsächlich nutzbar? Für zwei Personen ja – Kontakte, Deals, 2.000 gebrandete Versendungen im Monat und ein gemeinsames Postfach. Beim dritten Sitz hört es auf, nutzbar zu sein, und das ist eine Preisentscheidung, keine technische Grenze.
Kann ich HubSpot für E-Mail behalten und nur das CRM umziehen? Sie können, aber Sie verlieren die Bündel-Rechnung und zahlen zwei Anbietern für überlappende Kontaktspeicherung. Bepreisen Sie die beiden Hälften getrennt, bevor Sie annehmen, dass es etwas spart.
Brauche ich einen Berater für die Migration? Unter etwa 10.000 Kontakten: nein. Die Arbeit ist Feld-Mapping und Einwilligungsnachweise, nicht Datenvolumen. Darüber sind die Workflows der teure Teil, nicht die Zeilen.
Was kostet Self-Hosting wirklich? Ein VPS für etwa $10 bis $20 im Monat, plus jemanden, der Upgrades und Backups verantwortet. Wenn niemand im Team diese Aufgabe will, ist das Abo die günstigere Option und sollte auch so behandelt werden.
Fangen Sie bei dem Zähler an, der diesen Monat wehgetan hat. Ist die Rechnung gewachsen, während die Kopfzahl gleich blieb, korrigieren Sie zuerst den Kontaktzähler; fragt das Team ständig nach Automatisierung, die hinter Professional eingesperrt ist, korrigieren Sie die Suite; hat Sie der Export-Button nervös gemacht, korrigieren Sie das Datenmodell. Preise und Tarifgrenzen wurden in der ersten Novemberwoche 2026 von den Preisseiten von HubSpot, Zoho, Pipedrive, Brevo, EspoCRM und Twenty abgelesen – prüfe die offiziellen Seiten, bevor Sie unterschreiben. Für die E-Mail-Hälfte desselben Arguments behandelt unser Beitrag zu Mailchimp-Alternativen die Kontaktzähler-Falle im Detail, und die Leitfäden zu Semrush-Alternativen und KI-Tools für Unternehmen decken den Rest eines kleinen Marketing-Stacks ab.