O quadro parece ótimo no dia em que você decide sair. O estrago aparece uns dez dias depois: um cartão que antes se atribuía sozinho fica uma semana intocado, um anexo de cliente abre numa página de login de um domínio que você não paga mais, e alguém percebe que um prestador de serviço consegue ver o quadro de contratação.
Cartões são a parte fácil de uma saída do Trello, e a parte que todo guia cobre. Automações, anexos e permissões quebram primeiro, nessa ordem, e quebram em silêncio. Por isso a ordem abaixo é, de propósito, a que não é óbvia.
Passo 1: Anote o que acontece sem você
Antes de exportar qualquer coisa, liste o que o quadro faz sozinho. Em outubro de 2026, o plano gratuito do Trello permite 250 execuções de comandos do Workspace por mês, dez quadros e dez colaboradores por Workspace, além de 10MB por arquivo; o Standard, a cerca de $5 por usuário por mês cobrado anualmente ($6 mensal), sobe para 1.000 execuções e 250MB por arquivo, e o Premium, a $10 ($12.50 mensal), elimina o limite de execuções por completo (trello.com/pricing, verificado em 21 de outubro de 2026). A mesma página mostra onde a Atlassian coloca a IA: quadros com IA, captura por IA a partir de e-mail e Slack e resumos de cartões começam no Standard, não no gratuito. Qualquer hábito de automação consome 250 execuções em cerca de uma semana num quadro movimentado.
Escreva cada regra como uma frase: gatilho, condição, ação. “Quando um cartão se mover para Aguardando cliente, defina o prazo para +3 dias e adicione o gerente de contas.” Faça isso à mão, num documento, porque regras do Butler não viajam — a exportação do Trello entrega os dados do quadro, e nenhum importador da lista abaixo lê a definição de uma regra. Este também é o momento mais barato para matar regras que ninguém lembra ter escrito; na maioria dos workspaces, um terço delas dispara em quadros abandonados no ano passado.
Duas dependências costumam passar batido. O espelhamento de cartões, recurso do Standard, coloca um cartão em vários quadros, então apagar o quadro de origem deixa as cópias órfãs. E tudo que é movido por data de vencimento — cartões recorrentes, comandos de calendário — continua parecendo bem por um ciclo antes de parar.
Imagem oficial do appflowy.com.
Três perguntas que aparecem neste ponto
Preciso do Premium só para tirar meus dados? Não para o básico: qualquer quadro exporta em JSON, inclusive no plano gratuito. Mas a exportação em CSV é Premium, e uma exportação de todo o Workspace com os arquivos de anexo originais — um ZIP dos originais — é Premium e restrita a administradores. Fora isso, sua exportação aponta para arquivos hospedados no Trello em vez de contê-los.
Quanto histórico de comentários sobrevive? A exportação em JSON carrega as 1.000 ações mais recentes de um quadro, e os comentários ficam dentro desse log de ações. Num quadro de três anos, os comentários antigos não estão no arquivo, então exporte primeiro as conversas longas com clientes.
Posso continuar usando os mesmos links de anexo? Não. As URLs de anexo do Trello apontam para o armazenamento do Trello. No momento em que o workspace é apagado ou o plano vence, esses links param de resolver, e um JSON cheio de URLs mortas não é backup.
Passo 2: Mova os cartões, depois os arquivos
Exporte cada quadro ativo pelo menu do quadro, em JSON. Depois trate os arquivos separadamente, porque é aqui que as migrações realmente falham: no plano gratuito, todo upload era limitado a 10MB, então qualquer coisa maior — o PSD, a revisão em vídeo, o PDF de 40 páginas — entrava como link para o Drive ou o Dropbox, não como arquivo. Esses links sobrevivem à mudança, mas continuam dependendo do armazenamento e das configurações de compartilhamento de outra pessoa.
Para a importação, o Vikunja é o menos doloroso dos três porque lista o Trello como fonte compatível em Configurações → Importar, ao lado de CSV, WeKan e Planka. Listas viram baldes de kanban, cartões viram tarefas, etiquetas e datas vêm junto; confira o primeiro quadro antes de confiar no resto. O AppFlowy aceita CSV e Markdown numa base de dados que você depois exibe como quadro — mais trabalho, mas é no mapeamento de colunas que você corrige etiquetas e responsáveis que o caminho automático embaralha. O Planka não anuncia importador de Trello, então o serviço é reconstrução via API ou CSV.
O importador CSV do Vikunja documenta o que uma linha de tarefa limpa precisa: uma coluna de título, etiquetas como valores separados por vírgula, prioridade 0–5 e uma coluna de projeto para agrupar tarefas. Um quadro exportado em CSV e limpo à mão importa em quase qualquer ferramenta.
Imagem oficial do joplin.app.
Uma decisão estrutural pertence a este ponto: cartões que são, em boa parte, texto corrido. Se metade dos seus cartões são atas de reunião com uma etiqueta de status no topo, eles serão cartões ruins em qualquer ferramenta kanban. Nossa página da ferramenta Joplin cobre a troca entre markdown e auto-hospedagem; o quadro guarda a tarefa, o app de notas guarda o parágrafo.
Passo 3: Reconstrua as visões e as permissões
Este é o passo que as pessoas deixam para quando as reclamações chegam. No Trello, convidados de um único quadro começam no Standard e observadores no Premium, o que significa que um workspace gratuito não tem como mostrar um quadro a alguém sem mostrar os dez. Se a sua configuração atual depende de um cliente ver exatamente um quadro, esse requisito — e não a quantidade de cartões — decide o seu substituto.
As visões seguem o mesmo padrão. Calendário, Linha do tempo, Tabela, Painel e Mapa são recursos Premium, então uma equipe no Premium a $10 por usuário se compara a ferramentas que cobram pela mesma camada. O plano Pro do AppFlowy custa cerca de $12 por membro por mês cobrado anualmente e inclui linha do tempo com dependências, painéis, grupos de permissão e histórico de versões de 90 dias; o nível Personal gratuito é um proprietário de workspace com 100MB de armazenamento, e o preço para auto-hospedagem é separado — verifique antes de prometer qualquer coisa a uma equipe (appflowy.com/pricing, verificado em outubro de 2026). O AppFlowy encaixa melhor quando o quadro sempre foi, na verdade, uma base de dados; a página completa da ferramenta mostra onde ele é mais raso que o Notion.
O Planka vai no sentido oposto: o núcleo auto-hospedado é gratuito, cerca de 12.000 estrelas no GitHub e 8,1 milhões de pulls no Docker, mais de 35 idiomas, e o Pro acrescenta papéis, acesso de convidados, SSO, modelos e relatórios com um teste de 30 dias. Se a migração é, na prática, “queremos o Trello que tínhamos em 2019, no nosso próprio servidor”, esse é o caminho mais curto. O Vikunja é AGPLv3, com visões de lista, kanban, Gantt e tabela, auto-hospedado ou hospedado na UE, e compartilhamento por projeto.
| Passo | O que você deve ter no final | Ferramenta que mais ajuda |
|---|---|---|
| Inventário | Uma lista em texto simples de regras, espelhamentos e cartões recorrentes | Nada — faça à mão |
| Dados | JSON por quadro ativo, ZIP dos arquivos originais, CSV para os quadros bagunçados | Exportação do Trello, depois o importador do Vikunja |
| Acesso | Um modelo de permissão que você consegue configurar de fato | AppFlowy Pro ou Planka Pro |
O que as pessoas erram
Apagar o workspace antigo na primeira semana. O quadro novo parece completo, a equipe está satisfeita, e os anexos que eram links em vez de arquivos agora se foram para sempre. Mantenha o workspace antigo em somente leitura por um mês; a exportação é um retrato, não um backup vivo.
Migrar todos os quadros em vez dos ativos. Conte os quadros mexidos nos últimos noventa dias: normalmente três ou quatro de quinze. O resto é arquivo morto, e arquivo morto pertence a um ZIP num disco, não a uma ferramenta que você agora mantém.
Escolher uma ferramenta que não é mais mantida. Muitas listas de “alternativas ao Trello” ainda empurram o Focalboard. O repositório standalone dele traz um aviso de não mantido (verificado em outubro de 2026), o que o transforma em brinquedo pessoal de desktop, não em alvo de migração de equipe — o plugin do Mattermost é o caminho mantido. Confira a data do commit primeiro.
Se você também usava o Trello para quadros de workshop, a decisão sobre whiteboard é outra; nosso guia de alternativas ao Miro cobre onde ficam os limites de quadro no plano gratuito e os custos de auto-hospedagem.
Seu próximo passo
Escolha um quadro — o mais movimentado, não o mais arrumado. Rode-o na ferramenta nova por duas semanas enquanto o Trello fica em somente leitura, e observe qual automação você sente falta primeiro; é essa que vale reconstruir, e o resto normalmente era ruído. Exporte um ZIP final no fim do mês e só então cancele.
Fontes: trello.com/pricing e a documentação de exportação do Trello, appflowy.com/pricing, a documentação de importação do vikunja.io, planka.app e o repositório do Focalboard — todos verificados em 21 de outubro de 2026. Os preços são aproximados; confirme na página do fornecedor.