你決定要離開的那天，看板看起來一切正常。傷害大約十天後才浮現：一張原本會自己指派負責人的卡片，整整一週沒人動；一個客戶附件的連結，點開卻是某個你已經不再付費的網域登入頁；然後有人發現，一位外包人員看得到招募看板。
卡片是退出 Trello 時最簡單的部分，也是每一篇指南都會寫的部分。真正最先壞掉的是自動化、附件和權限，順序就是這樣，而且它們是無聲地壞。所以下面的順序刻意不照直覺來。
第一步：先寫下沒有你之後會發生什麼事
在匯出任何東西之前，先把看板自己會做的事列出來。截至 2026 年 10 月，Trello 免費方案每月允許 250 次 Workspace 指令執行、每個 Workspace 十個看板和十位協作者，單檔上限 10MB；Standard 年繳約每人每月 $5（月繳 $6），提高到 1,000 次執行、單檔 250MB；Premium 每月 $10（月繳 $12.50）則完全取消執行次數上限（trello.com/pricing，2026 年 10 月 21 日查核）。同一頁也說明 Atlassian 把 AI 放在哪裡：AI 看板、從 email 和 Slack 擷取內容、卡片摘要，全都從 Standard 起才有，免費方案沒有。只要有一點自動化習慣，在一個忙碌的看板上，250 次執行大約一週就用完了。
把每一條規則寫成一句話：觸發、條件、動作。「當卡片移到『等待客戶』時，把到期日設為 +3 天，並加入客戶經理。」用手寫、寫在文件裡，因為 Butler 規則不會跟著搬——Trello 的匯出只給你看板資料，下面清單裡沒有任何一個匯入工具會讀規則定義。這也是砍掉沒人記得自己寫過的規則最便宜的時刻；在多數工作區裡，有三分之一的規則是在去年春天就棄用的看板上觸發的。
有兩個相依關係常被漏掉。卡片鏡像（card mirroring）是 Standard 的功能，會把同一張卡片放進多個看板，所以刪掉來源看板，副本就成了孤兒。另外，任何由到期日驅動的東西——循環卡片、行事曆指令——都會在停掉之前，先看起來正常一個週期。
圖片來源：appflowy.com 官方圖片。
到這裡通常會出現的三個問題
我只是想把資料拿出來，需要 Premium 嗎？ 基本的部分不用：任何看板都能匯出成 JSON，免費方案也行。但 CSV 匯出是 Premium 功能，而包含原始附件檔案的整個 Workspace 匯出——一個裝著原始檔的 ZIP——同樣是 Premium，而且只有管理員能做。不然你的匯出只會連到 Trello 上託管的檔案，而不是把檔案含在裡面。
留言紀錄能留下多少？ JSON 匯出會帶走看板上最近 1,000 個動作，而留言就活在這個動作紀錄裡。在一個三年的看板上，早期的留言不在檔案裡，所以先匯出那些長篇的客戶討論串。
我可以繼續用同樣的附件連結嗎？ 不行。Trello 的附件網址指向 Trello 自己的儲存空間。工作區一被刪除、或方案一到期，那些連結就解析不了，而一個塞滿失效網址的 JSON 不算備份。
第二步：先搬卡片，再搬檔案
從看板選單把每個還在用的看板匯出成 JSON。然後另外處理檔案，因為搬遷真正失敗的地方就在這裡：免費方案裡每次上傳都卡在 10MB，所以更大的東西——PSD、影片審稿、四十頁的 PDF——當初是當成 Drive 或 Dropbox 的連結加上去的，不是檔案。這些連結在搬遷後還活著，但仍然依賴別人的儲存空間和分享設定。
匯入方面，Vikunja 是三者中最不痛的一個，因為它在設定 → 匯入底下把 Trello 列為支援來源，和 CSV、WeKan、Planka 並列。清單變成看板分桶（bucket），卡片變成任務，標籤和日期會跟著過來；先檢查第一個看板，再相信其餘的。AppFlowy 收 CSV 和 Markdown 進資料庫，你再把它顯示成看板——工作多一點，但欄位對應正是你修好標籤和負責人的地方，自動路徑會把這些弄亂。Planka 完全沒在宣傳 Trello 匯入器，所以那是用 API 重建或走 CSV 的活。
Vikunja 的 CSV 匯入器有寫明一列乾淨的任務需要什麼：一個標題欄、以逗號分隔的標籤值、0–5 的優先順序，以及一個用來分組任務的專案欄。一個匯出成 CSV 再手工清過的看板，幾乎什麼工具都吃得下。
圖片來源：joplin.app 官方圖片。
有一個結構性的決定該放在這裡：那些基本上就是文章的卡片。如果你有一半的卡片是會議紀錄，上面只掛一個狀態標籤，那它們放進任何看板工具都會是爛卡片。我們的 Joplin 工具頁 談了 Markdown 與自架的取捨；看板留任務，筆記應用留段落。
第三步：重建檢視與權限
這是大家拖到抱怨出現才做的一步。在 Trello，單一看板的訪客從 Standard 起，觀察者從 Premium 起，這意味著免費工作區沒辦法只給某人看一個看板，而不讓他把十個都看完。如果你現在的設定依賴「客戶只看得到某一個看板」，那麼決定你換哪套工具的，是這個需求，而不是卡片數量。
檢視方式也是同一個模式。行事曆、時間軸、表格、儀表板和地圖都是 Premium 功能，所以一個用 Premium（每人每月 $10）的團隊，是在跟同樣這層功能也要收費的工具比較。AppFlowy 的 Pro 方案年繳約每人每月 $12，包含有相依關係的時間軸、儀表板、權限群組和 90 天版本紀錄；免費的 Personal 層級是一位工作區擁有者加 100MB 儲存空間，自架價格另計——在對團隊承諾任何事之前先查清楚（appflowy.com/pricing，2026 年 10 月查核）。AppFlowy 最適合的情況，是這個看板從頭到尾其實就是個資料庫；完整工具頁 說明了它哪些地方比 Notion 單薄。
Planka 走反方向：自架核心免費，大約 12,000 顆 GitHub 星星、810 萬次 Docker 下載、35 種以上語言，Pro 加上角色、訪客存取、SSO、範本和報表，附 30 天試用。如果這次搬遷的真正意思是「我們想要 2019 年那個 Trello，而且放在自己的伺服器上」，那這就是最短路徑。Vikunja 是 AGPLv3，有清單、看板、甘特圖和表格檢視，可自架或託管在歐盟，並以專案為單位分享。
| 步驟 | 最後你手上應該有什麼 | 最有幫助的工具 |
|---|---|---|
| 盤點 | 一份純文字清單，列出規則、鏡像和循環卡片 | 沒有工具——手工做 |
| 資料 | 每個在用的看板一份 JSON、原始檔的 ZIP、混亂看板的 CSV | Trello 匯出，然後 Vikunja 的匯入器 |
| 存取 | 一套你真的設定得出來的權限模型 | AppFlowy Pro 或 Planka Pro |
大家常做錯的地方
第一週就把舊工作區刪掉。 新看板看起來很完整，團隊很開心，然後那些當初是連結而不是檔案的附件，從此永遠不見了。讓舊工作區保持唯讀一個月；匯出是快照，不是即時備份。
每個看板都搬，而不是只搬在用的。 數一數過去九十天被動過的看板：通常十五個裡只有三、四個。其餘都是檔案庫，而檔案庫該待在一顆硬碟上的 ZIP 裡，不是你現在要維護的工具裡。
選了一個已經沒人維護的工具。 很多「Trello 替代方案」清單還在推 Focalboard。它的獨立儲存庫掛著「未維護」的警告（2026 年 10 月查核），這讓它只適合當個人的桌面玩具，而不是團隊搬遷的目標——Mattermost 外掛才是被維護的那條路。先看 commit 日期。
如果你也用 Trello 做工作坊看板，白板的決定是另一件事；我們的 Miro 替代方案指南 談了免費方案的看板上限和自架成本會落在哪裡。
你的下一步
挑一個看板——最忙的那個，不是最整齊的那個。讓它在新工具裡跑兩週，同時 Trello 保持唯讀，然後留意你最先想念哪一個自動化；那一個才值得重建，其餘通常只是噪音。月底匯出最後一份 ZIP，然後退訂。
資料來源：trello.com/pricing 與 Trello 匯出說明文件、appflowy.com/pricing、vikunja.io 匯入說明、planka.app，以及 Focalboard 儲存庫——全部於 2026 年 10 月 21 日查核。價格為約略值，請以供應商頁面為準。